Notatki z placu boju cz. 2

Aktualizacja: 28 mar 2020

Urząd Skarbowy pierwszy kontakt.


Już w zasadzie miałem zaprzestać dalszego spisywania blog-pamiętniczka - strona z grubsza działa, adres domeny podpięty - jednak okazało się, że przy okazji zacząłem gromadzić doświadczenia i wiedzę praktyczną, która może się przydać jeszcze komuś w jego drodze do własnej firmy.

Podobno zawsze lepiej się uczyć na cudzych błędach, niż na własnych - tym razem będziemy się uczyć na moich :) 


Nie trzeba być blogerem, by chcieć założyć działalność gospodarczą i sprzedawać chociażby własne rękodzieło.

Samo założenie jednoosobowego przedsiębiorstwa jest w Polsce banalnie proste - wystarczy pójść do Urzędu Dzielnicowego / Gminy, wypełnić jeden formularz i już gotowe.

Nasz ustawodawca idąc z duchem czasu poszedł na rękę przyszłym biznesmenom, umożliwiając załatwianie wielu czynności urzędowych bez konieczności wychodzenia z domu i w dogodnych dla siebie terminach, przy użyciu certyfikowanego podpisu cyfrowego (np. Profil Zaufany), - za co chwała mu i cześć, ale... jak zwykle diabeł potrafi tkwić w szczegółach, o czym przekonałem się w ciągu 24h od złożenia wniosku.


Historia to zabawna i pouczająca zarazem - bo choćby człowiek i z wysiłku pękł, to i tak nie wymyśli, co drugi miał na myśli.

Aby złożyć wniosek o rozpoczęcie Działalności Gospodarczej, należy odbyć spacer z długopisem w ręku do Wydziału Działalności Gospodarczej, działającego przy Urzędzie Gminny / Dzielnicy (analogowo), albo zrobić to drogą elektroniczną (cyfrowo).

19.08.2019 / 15:02 Zadzwoniła przemiła pani z Urzędu Skarbowego... z informacją, że właśnie siedzi nad moim wnioskiem o rozpoczęcie działalności gospodarczej i że ma on kilka istotnych braków wymagających uzupełnienia.

Na to ja: "Nawet domyślam się, o które miejsca chodzi, ale mam alibi, bo działałem zgodnie z zaleceniami...".


W piątek, na dwa dni przed złożeniem wniosku (zaplanowałem to na niedzielę), poszedłem do Wydziału Gospodarczego zasięgnąć języka, co i jak wypełnić żeby później, w ostatniej chwili nie utknąć na jakimś tajemniczym trzyliterowym skrócie, albo pytaniu o coś, o czym nigdy nie słyszałem. Pani omówiła ze mną kilka potencjalnych "mielizn", pozaznaczała punkty niezbędne do wypełnienia i na odchodne upewniła mnie słowy, że wszystko co wypełnione być musi, powinno być wyraźnie we wniosku elektronicznym oznaczone, a pozostałymi polami mogę się na razie nie kłopotać, lub uzupełnić je później. 

Pierwszy kontakt - emocje sięgają zenitu, a cała uwaga skupia się na przyszłej firmie.

W czym więc problem? Ano problem w tym, że formularz elektroniczny zawiera trzy rodzaje pól:

1. Różowe - od razu widać, że to są te pola niezbędne do wypełnienia.

2. Błękitne - uaktywniają się po wcześniejszym wypełnieniu różowych (to ma nawet sens, bo prowadzą za rękę, żeby niczego nie pominąć).

3 Białe - to muszą być te nieobowiązkowe, do wypełniania zależnie od potrzeby, chęci lub wręcz do pozostawienia pustymi jak np. nazwisko rodowe, drugie imię itp.


Sęk w tym, że w kilku miejscach białe pola przeplatają się z różowymi. Próbowałem w tym dostrzec jakąś głębszą logikę biurokratyczną, która ze zwykłą logiką nie musi być w 100% kompatybilna - wniosek oczekiwał ode mnie np. podania nazwy miejscowości zamieszkania i numeru budynku, ale nie domagał się nazwy ulicy, ani numeru mieszkania.

Trochę mnie to zaskoczyło, jednak pamiętałem, że polami niewymagalnymi miałem się nie zajmować.

Żeby zracjonalizować jakoś ten paradoks, wymyśliłem nawet teorię, że prawdopodobnie brakujące dane zostaną wstawione automatycznie przez system, po stronie Urzędu (na podstawie numeru Pesel).

To by nawet miało głęboki sens - żeby obywatel mógł spać spokojnie - bo jeśliby nawet jego wniosek został przechwycony w sieci przez hackera, to przestępca nie dostałby do ręki kompletu informacji wrażliwych. Pokiwałem więc z uznaniem głową, nad tym jakże sprytnym i przemyślanym rozwiązaniem, wpisując na różowym tylko numer budynku, by system mógł się "upewnić", że wie o jaką lokalizację mi chodzi i wypełniałem dalej.

Identyczny schemat wybiórczych danych powtórzył się przy wskazywaniu miejsca wykonywania pracy i adresie firmy księgowej, ale skoro podałem jej nazwę i NIP, to nazwa ulicy na białym polu również wydała mi się zbędna. 

Na zakończenie jeszcze raz popatrzyłem po całości, czy aby wszystko co różowe zniknęło, nacisnąłem przycisk "Dalej" i dostałem potwierdzenie, że wniosek jest OK. 


Jak się okazało, system nie jest jeszcze aż tak sztuczno-inteligentny, jak go o to podejrzewałem i białych pól jednak sam nie uzupełnił - stąd i telefon z Urzędu. 





Tak sobie siedzę i myślę, że gdyby podobna sytuacja miała miejsce ze 20-30 lat temu, to pani z Urzędu, na dzień dobry by na mnie ryknęła (żeby zaznaczyć swoją dominująca pozycję nad petentem i podkreślić powagę majestatu), zwymyślała (żebym zapamiętał gdzie moje miejsce w szeregu i że nie mam szans w starciu z Urzędem) i kazała się stawić za kwadrans na drugim końcu miasta celem uzupełnienia danych (pod rygorem egzekucji do trzeciego pokolenia wstecz).


A teraz... dzwoni przemiła osoba, wskazuje na niedoróbki, cierpliwie wysłuchuje wyjaśnień, prosi o uzupełnienie braków (o ile to możliwe od ręki, bo ma mnie na "warsztacie"), ale jeśli teraz nie mam czasu, to ona powróci do tematu jutro i jeżeli nadal wniosek nie będzie uzupełniony, to pozwoli sobie jeszcze raz zadzwonić i przypomni o sprawie - nieprawdopodobne, no nie? Ja przynajmniej byłem w bardzo pozytywnym szoku. 


Myślę sobie też, że przebieg naszej rozmowy nie był zasługą tego, że ktoś tej pani kazał być uprzejmą. To raczej owoc pokoleniowej zmiany mentalności wśród młodych ludzi (sądząc po głosie, miałem do czynienia z młodą osobą), którzy jeżdżą po świecie i przejmują pozytywne wzorce zachowań. Dawny aparat opresji odszedł na emeryturę lub po prostu wymarł, a nowe pokolenie urzędników jest wolne od pamięci tamtych czasów - robią swoje, bo na tym polega ich praca, ale bez zbędnych przegięć.

Wyjątkiem mogą być sytuacje, gdy z góry przychodzi nakaz polityczny i wtedy urzędnik państwowy nie ma nic do powiedzenia - musi wykonywać polecenia, albo zwolnić się z pracy. 







Całe to zamieszanie, powstało więc z banalnego powodu nieintuicyjnego użycia kolorów w samym formularzu. Przy okazji dodam, że poruszanie się bez wcześniejszej praktyki i będąc w emocjach po stronach CEIDG nie jest oczywistą oczywistością.


Z jednej strony sama idea, by wiele spraw można było załatwiać zdalnie jest super, ale brak jakiegokolwiek samouczka, czy systemu dymków podpowiadających jak się tam odnaleźć woła o pomstę do nieba. Żeby nie było, że się czepiam prześledźmy to na moim przykładzie  - wchodzimy na stronę CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej).

EDIT: Muszę coś odszczekać - samouczek jest i to na samiutkim środku ekranu, tyle że wygląda jak baner reklamowy, więc nie zwróciłem na niego uwagi ignorując, jak ignoruję inne tego typu reklamy. Dopiero przed chwilą wklejając screeny do tekstu zauważyłem, że on tam jest - z mojego punktu widzenia nieco za późno :)


Wita nas ostrzeżenie o nieuczciwych praktykach niektórych firm. W co by tu kliknąć? Oczywiście w "Złóż wniosek CEIDG". Po to tu weszliśmy.

W menu po lewej możemy sobie poczytać o różnych możliwościach platformy, ale że nas tym razem interesuje tylko założenie działalności. Klikamy w "Założyć działalność gospodarczą". Tam oczywistym się wydaje wybranie "Nowy wniosek" i wprowadzenie kodu potwierdzającego, że jesteśmy człowiekiem, a nie bootem i klikamy zielony przycisk "Dalej".


Taki kod weryfikacyjny dla osoby z wadą wzroku lub słuchu potrafi być problemem trudnym do przeskoczenia.

Dalej otwiera się formularz wniosku z kolorowymi polami (pisałem o nim wcześniej), o którym już wiemy, że nie do końca należy ufać jego kolorowym podpowiedziom.

Wypełniamy, kończymy klikając "Dalej" i dostajemy komunikat, że formularz został poprawnie wypełniony i możemy go sobie pobrać nawet na dysk w formacie .pdf i/lub .xml.


Na pierwszy rzut oka wszystko super - wniosek poprawnie wypełniony, tylko czekać na efekty.

Otóż nie, nie i jeszcze raz nie. 


Człowiek istotą emocjonalną jest i pod wpływem owych emocji czasem traci czujność i robi w głowie założenia, nie mające potwierdzenia w rzeczywistości. Wypełnienie formularza, nawet prawidłowe nie jest tożsame z jego złożeniem i nadaniem mu biegu.  


No właśnie, bo gdzieś po drodze, w natłoku wrażeń podczas wypełniania kolorowych rubryczek zapomnieliśmy o naszym "Profilu Zaufanym". Ale gdzie i jak go użyć?


Lekko zakłopotany przypomniałem sobie stare audiofilskie porzekadło: "Jak już kompletnie nie wiesz co zrobić, to zajrzyj do instrukcji obsługi".

Jest instrukcja - ostatnia pozycja w menu - klikam i pobiera się na dysk plik .pdf, nie bardzo rozumiem po co, przecież instrukcja mogła się otworzyć jako strona w przeglądarce. Mniejsza o to, w owej instrukcji, nie ma ani słowa na temat jak to się robi - czyli co zrobić żeby podpisać wniosek cyfrowo. Pojawia się za to kilkukrotnie tekst: "Pamiętaj, że tylko wniosek podpisany elektronicznie (profilem zaufanym albo certyfikatem kwalifikowanym) lub podpisany w urzędzie gminy, w wydziale działalności gospodarczej jest uznawany za złożony."


No więc, co dalej drogi przyszły przedsiębiorco? Konia z rzędem temu, kto na to sam wpadnie.

W prawym górnym rogu, w samym kąciku, za orzełkiem i wersjami językowymi widać... mały napis "Zaloguj". To tam, w tym kąciku ukrywa się brama do reszty portalu i podpisywania elektronicznie wniosków. 


Już prawie jesteśmy w domu, ale, ale przecież żeby się gdziekolwiek móc zalogować to najpierw należy posiadać konto. Żeby posiadać konto, trzeba je założyć, ale gdzie? Nie posiadam jeszcze aktywnego konta więc jak tu się zalogować? Istna kwadratura koła.


Niby drobiazg, a ile zamieszania przez brak małego przycisku obok pt: "Załóż konto". Trzeba iść w zaparte i kliknąć w przycisk "Zaloguj", choćby nie jak bardzo wydawało się to nam bez sensu, bo dopiero wtedy pojawia się możliwość założenia nowego konta.

 

Potem trzeba jeszcze ciut pokombinować jak to dalej działa i koniecznie mieć pod ręką telefon, żeby słyszeć przychodzące SMS'y. Natomiast kto sobie nie zapisał na dysku wypełnionego uprzednio wniosku (przed podpisem elektronicznym trzeba go ponownie wczytać), zaczyna wypełnianie jeszcze raz.

Na koniec podpis Profilem Zaufanym wystarczy potwierdzić odebranym SMS'em i gotowe.


(Uwaga - ten tekst powstał w sporej części z pamięci, bo nie dało się drugi raz założyć założonego już profilu, ale mam nadzieję, że nie pominąłem żadnego istotnego elementu.)


Alternatywą dla "Profilu Zaufanego" jest "Certyfikat Kwalifikowany", ale ten drugi z naszego punktu widzenia funkcjonalnie się nie różni, za to jest odpłatny.

No i teraz sprawa jest załatwiona jak należy.

Zdalny dostęp do takich platform jak CEIDG jest nieocenioną pomocą w przypadkach, jak wzmiankowany telefon z Urzędu Skarbowego. Już wiemy jak się tam poruszać, pamiętamy że należy się NAJPIERW zalogować, potem wczytać dokument (tym razem ten który jest już w systemie, a nie ten z dysku), dokonać niezbędnych zmian i ponownie go zatwierdzić korzystając z kodu przysłanego SMS'em. 


W moim odczuciu to na prawdę wspaniała idea, ułatwiająca życie obywatelowi. Jedyne trzy "zalecenia" z mojej strony, jako użytkownika są następujące:

1. Dodać przycisk "Załóż konto".

2. Zmienić wygląd i lokalizację przycisku "Centrum Pomocy", żeby się nie kojarzyło z banerem reklamowym.

3. Dodać możliwość włączenia czytelnej instrukcji krok-po-kroku w postaci "dymków" lub okienka z animacją, która choć raz przeprowadzała nowego użytkownika przez cały panel.


Stały bywalec na portalu CEIDG (ja po trzeciej wizycie tak się już czuję) chyba ze wszystkim sobie poradzi, ale ktoś z mniejszym obyciem z komputerami po prostu polegnie. Widać, że włożono wiele pracy w tę platformę, teraz jeszcze ostatnie szlify i będzie doskonale (zamierzam wysłać powyższe przemyślenia i uwagi do zainteresowanych).


Nie wykluczam, że w ogóle to gdzieś jest stosowny poradnik, ale nie znalazłem go w chwili, gdy był mi najbardziej potrzebny.


EDIT: Już po napisaniu tekstu zacząłem zgłębiać możliwości wirtualnej Joanny z Centrum Pomocy i... na samym końcu znalazłem niezbędną wskazówkę - o konieczności założenia konta. Rodzi się tylko pytanie, czy ona powinna się znajdować na końcu, czy na początku podpowiedzi?



Wracając jeszcze na moment do piątku i do posiadania wpływu na datę założenia firmy ze względów numerologicznych (o tym pisałem w innym poście).

Mnie zależało na zrobieniu sobie prezentu urodzinowego, a to wymagało zarejestrowania w niedzielę. Na tę okoliczność założyłem pierwotnie "Profil Zaufany". Chcąc się jednak upewnić, czy składając wniosek drogą elektroniczną, w dniu urzędowo wolnym od pracy, zostanie on obsłużony przez system informatyczny od ręki, czy też będzie czekał do poniedziałku, aż ktoś żywy naciśnie Enter - zadzwoniłem na infolinię CEIDG - tel. 801 055 088.

Tam kolejna przemiła pani rozwiała wszystkie moje wątpliwości: "Jeśli wniosek jest wypełniony prawidłowo i podpisany elektronicznie, to zostanie zatwierdzony automatycznie". Tak też się stało. Na potwierdzeniu zgłoszenia widnieje data i godzina z dokładnością co do sekundy - 18.08.2019 / 11:02:20


N A J N O W S Z E    W P I S Y